نظام مشارکت راهکاری اساسی برای تحول اداری
الف: پیشنهاد : ایده، نظر ، ابتکار و طرحی است برای بهبود عملکرد مدیریت که توسط یک یا چند نفر از کارکنان ارائه می گردد و می تواند به تغییرات جزئی یا بنیادی در مدیریت منجر شود.
ب: نظام پیشنهادها: سازو کار رسمی برای ترغیب کارکنان به ارائه ایده های سازنده جهت بهبود عملکرد مدیریت است.
ج: ارزیابی پیشنهاد: فرآیندی برای ارزیشیابی پیشنهاد بر مبنای شاخص های معین می باشد.
د: اجرای پیشنهاد: فرآیندی که یک پیشنهاد پس از تایید و تصویب توسط ارزیابان کمیته تخصصی نظام پیشنهادها، قابلیت اجرا می یابد و پس از طی دوره آزمایشی و تایید مجدد لازم اجرا می گردد.
ه: شورا : اجتماع اعضاء انتخاب شده با حکم مقام مافوق (مدیرعامل) است که جهت مطالعه ، بررسی و اتخاذ تصمیم در مورد پیشنهادها صورت می گیرد.
هدف از تشکیل نظام پیشنهادات
بهرهبرداری کامل از تمام مغزها (نظام تفکر فراگیر): مشارکت تمامی فکرها و اندیشهها.
کسب رضایت کامل تمامی دلها (نظام تشکر فراگیر): سهیمکردن کارکنان در سود حاصله از مشارکت افراد در نظام مشارکت بر مبنای لیاقتها، شایستگیها و تواناییهای علمی و فنی، تخصصی، خلاقیتها و نوآوریهای خود رشد میکنند. نظام مدیریت بر مبنای مشارکت بر اساس بهترین نظم و نظام و برنامهریزی حرکت میکند و برنامهریزی آن بهطور مستمر و پویا اصلاح و بهبود می گردد.
در نظام مشارکت، مشارکت ضروری است. هر فرد یا گروه پیشنهاددهنده پیش از ارائه پیشنهاد با شش سئوال (چه- چگونه- کی- کجا- چرا- به وسیله چه کسی) ارزیابی لازم را به عمل آورد تا بتواند پیشنهاد مفید ارائه دهد. نظام مشارکت دارای سیستمهای فرعی متعددی است که در چهل سال اخیر در کشورهای صنعتی مورد مطالعه و تحقیق جامع قرار گرفته و به اجرا درآمده است. در واقع این سیستمها و نظامها مهمترین عامل برای پیشرفت و کسب موفقیتهای بزرگ و جهش اقتصادی ، صنعتی و برتری در رقابت با سایر مؤسسات رقیب هستند. مدیر باید با تشویق و با ایجاد انگیزش و با پاداشها و قدردانی بجا و مناسب و نظام یافته، مستمراً به حرکت کارکنان سرعت بخشد. وی لازم است مستمراً بازتاب نظرات کارکنان را گرفته و آنها را در «شورای تحول اداری» مطرح کند و مورد مطالعه قرار دهد تا راههای طبیعی، فطری و انگیزشی را برای حل مسائل و مشکلات بیابد. این امر «نظام تذکرپذیری فراگیر» نامیده میشود. یعنی یادآوری مستمر روند حرکت و یافتن نقاط ضعف اجرایی و برطرف کردن آنها، ایجاد اصلاحات برای سرعت بخشیدن به پیشرفت سازمان بر مبنای مشارکت، نظام اجرایی ، روش علمی و الگوی خاص خود را دارد و باید دقیقاً بر مبنای آن روش و الگوی ویژه عمل کرد. نظام مدیریتی باید تمامی نیازهای افراد را در نظر بگیرد زیرا افراد انگیزههای متفاوتی از پیوستن به نظام مشارکت دارند. در نظام مشارکت فصل مشترک خواستههای مدیر و کارکنان به طور خودکار برگزیده شده و به اجرا درمیآید. در نظام مشارکت، مدیر یک تفویض اختیار عمومی در تمام کارکنان ایجاد و همه را درگیر فکر کردن و ارائه پیشنهاد می نماید و سعی دارد بهترین پیشنهاد را انتخاب کند و
به کار گیرد. مسلم است که در جریان فکر کردن، کارآیی و شایستگی همه افراد در کارهایشان افزایش مییابد. نظام مشارکت، رشد عمومی کارکنان را همزمان با رشد عمومی سازمان به همراه دارد. در همین حال هیچکس نمیتواند از این تفویض اختیار مدیریت سوءاستفاده کند، زیرا پیشنهادهای افراد مورد بررسی فنی و اقتصادی و اجتماعی قرار گرفته و در صورت مفید و مقرون بهصرفه بودن به اجرا درمیآیند. به این ترتیب تمامی افراد در قبال پیشنهادهایی که ارائه میدهند پاسخهای منطقی دریافت میکنند. در نظام مشارکت افراد برجسته و کارآمد متفکر شناخته میشوند، زیرا هر کس تسلط بیشتری بر امور داشته باشد پیشنهادهای بیشتر و با کیفیت برتر ارائه میکند. لذا افراد شایسته و خلاق شناخته میشوند و گزینش افراد برای اشتغال در پستهای مدیریت سازمانی نیز بر مبنای روش اصولی و منطقی و به دور از رابطهها صورت خواهد گرفت.
ایجاد محیط مناسب و فرصت برای مشارکت فکری کارکنان در امور سازمان به صورت داوطلبانه و برخوردار کردن آنان از ثمرات مادی و معنوی از اهم اهدافی است که در این نظام دنبال میشود. هدف اصلی نظام مدیریت مشارکتی، توسعه ارزشهای انسانی کلیه کارکنان و استفاده از هوش، استعداد و خلاقیت آنها در راستای اهداف شرکت است. با همفکری و همدلی بیشتر و استفاده از امکانات موجود میتوان بهرهوری و در نهایت برونداد هر سازمان را ارتقا داد. نظام مدیریت مشارکتی به لحاظ ایجاد فضای مناسب برای مشارکت فکری کارکنان در امور سازمان، سبب میشود که بهرهوری در تمام زمینههای مؤثر در فعالیت سازمان از جمله نیروی انسانی، ارتقا پیدا کند. از سوی دیگر بهرهگیری از این نظام مدیریت صرفهجوییهای کلان اقتصادی دربر دارد که میتواند بخشی از آن صرف توسعه نیروی انسانی و گسترش مشارکت آن در مدیریت سازمان گردد.
زمینه های ارائه پیشنهاد
ارائه پیشنهاد توسط کارکنان می تواند در تمامی زمینه های مرتبط با فعالیتهای اختصاصی و عمومی معاونت در جهت بهسازی و اصلاح نظامها باشد .
در چارچوب نظام اداری نیز پیشنهادها باید مرتبط با برنامه های تحول اداری مطرح و ارائه گردد.
بهبود روش انجام کار
کاهش مراحل انجام کار، کاهش زمان انجام کار، افزایش سرعت انجام کار و ...
کاهش هزینه
کاهش ضایعات،کاهش هزینه های پرسنلی،کاهش هزینه های سربار،کاهش هزینه های ارتباطی و ...
افزایش تولید
افزایش تولید نفت خام و گاز
افزایش ایمنی
افزایش بهداشت محیط کار، کاهش خطر جانی، کاهش آسیب دیدگی جسمانی، کاهش خطر آسیب روانی
بهبود کیفیت زندگی
افزایش روحیه کارکنان، بهبود روابط بین کارکنان و مدیران، بهبود ارتباطات، بهبود فرهنگ معاونت ، یادگیری و ...
ایده های بزرگ از محلی فرای باورهای شخصی نشأت میگیرند. باید به دوردستها بنگرید و افکار متفاوت را آزمایش کنید تا به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید.