نظام مشارکت راهکاری اساسی برای تحول اداری
الف: پیشنهاد : ایده، نظر ، ابتكار و طرحی است برای بهبود عملكرد مدیریت كه توسط یك یا چند نفر از كاركنان ارائه می گردد و می تواند به تغییرات جزئی یا بنیادی در مدیریت منجر شود.
ب: نظام پیشنهادها: سازو كار رسمی برای ترغیب كاركنان به ارائه ایده های سازنده جهت بهبود عملكرد مدیریت است.
ج: ارزیابی پیشنهاد: فرآیندی برای ارزیشیابی پیشنهاد بر مبنای شاخص های معین می باشد.
د: اجرای پیشنهاد: فرآیندی كه یك پیشنهاد پس از تایید و تصویب توسط ارزیابان كمیته تخصصی نظام پیشنهادها، قابلیت اجرا می یابد و پس از طی دوره آزمایشی و تایید مجدد لازم اجرا می گردد.
ه: شورا : اجتماع اعضاء انتخاب شده با حكم مقام مافوق (مدیرعامل) است که جهت مطالعه ، بررسی و اتخاذ تصمیم در مورد پیشنهادها صورت می گیرد.
هدف از تشكيل نظام پيشنهادات
بهره‌برداری كامل از تمام مغزها (نظام تفكر فراگیر): مشاركت تمامی فكرها و اندیشه‌ها.
كسب رضایت كامل تمامی دل‌ها (نظام تشكر فراگیر): سهیم‌كردن كاركنان در سود حاصله از مشاركت افراد در نظام مشاركت بر مبنای لیاقت‌ها، شایستگی‌ها و توانایی‌های علمی و فنی، تخصصی، خلاقیت‌ها و نوآوری‌های خود رشد می‌كنند. نظام مدیریت بر مبنای مشاركت بر اساس بهترین نظم و نظام و برنامهریزی حركت می‌كند و برنامهریزی آن به‌طور مستمر و پویا اصلاح و بهبود می گردد.
در نظام مشاركت، مشاركت ضروری است. هر فرد یا گروه پیشنهاددهنده پیش از ارائه پیشنهاد با شش سئوال (چه- چگونه- كی- كجا- چرا- به وسیله چه كسی) ارزیابی لازم را به عمل آورد تا بتواند پیشنهاد مفید ارائه دهد. نظام مشاركت دارای سیستم‌های فرعی متعددی است كه در چهل سال اخیر در كشورهای صنعتی مورد مطالعه و تحقیق جامع قرار گرفته و به اجرا درآمده است. در واقع این سیستم‌ها و نظامها مهم‌ترین عامل برای پیشرفت و كسب موفقیت‌های بزرگ و جهش اقتصادی ، صنعتی و برتری در رقابت با سایر مؤسسات رقیب هستند. مدیر باید با تشویق و با ایجاد انگیزش و با پاداش‌ها و قدردانی بجا و مناسب و نظام یافته، مستمراً به حركت كاركنان سرعت بخشد. وی لازم است مستمراً بازتاب نظرات كاركنان را گرفته و آنها را در «شورای تحول اداری» مطرح كند و مورد مطالعه قرار دهد تا راه‌های طبیعی، فطری و انگیزشی را برای حل مسائل و مشكلات بیابد. این امر «نظام تذكرپذیری فراگیر» نامیده می‌شود. یعنی یادآوری مستمر روند حركت و یافتن نقاط ضعف اجرایی و برطرف كردن آنها، ایجاد اصلاحات برای سرعت بخشیدن به پیشرفت سازمان بر مبنای مشاركت، نظام اجرایی ، روش علمی و الگوی خاص خود را دارد و باید دقیقاً بر مبنای آن روش و الگوی ویژه عمل كرد. نظام مدیریتی باید تمامی نیازهای افراد را در نظر بگیرد زیرا افراد انگیزه‌های متفاوتی از پیوستن به نظام مشاركت دارند. در نظام مشاركت فصل مشترك خواسته‌های مدیر و كاركنان به طور خودكار برگزیده شده و به اجرا درمی‌آید. در نظام مشاركت، مدیر یك تفویض اختیار عمومی در تمام كاركنان ایجاد و همه را درگیر فكر كردن و ارائه پیشنهاد می نماید و سعی دارد بهترین پیشنهاد را انتخاب كند و
به كار گیرد. مسلم است كه در جریان فكر كردن، كارآیی و شایستگی همه افراد در كارهایشان افزایش می‌یابد. نظام مشاركت، رشد عمومی كاركنان را همزمان با رشد عمومی سازمان به همراه دارد. در همین حال هیچكس نمی‌تواند از این تفویض اختیار مدیریت سوء‌استفاده كند، زیرا پیشنهادهای افراد مورد بررسی فنی و اقتصادی و اجتماعی قرار گرفته و در صورت مفید و مقرون به‌صرفه بودن به اجرا درمی‌آیند. به این ترتیب تمامی افراد در قبال پیشنهادهایی كه ارائه می‌دهند پاسخ‌های منطقی دریافت می‌كنند. در نظام مشاركت افراد برجسته و كارآمد متفكر شناخته می‌شوند، زیرا هر كس تسلط بیشتری بر امور داشته باشد پیشنهادهای بیشتر و با كیفیت برتر ارائه می‌كند. لذا افراد شایسته و خلاق شناخته می‌شوند و گزینش افراد برای اشتغال در پست‌های مدیریت سازمانی نیز بر مبنای روش اصولی و منطقی و به دور از رابطه‌ها صورت خواهد گرفت.
ایجاد محیط مناسب و فرصت برای مشاركت فكری كاركنان در امور سازمان به صورت داوطلبانه و برخوردار كردن آنان از ثمرات مادی و معنوی از اهم اهدافی است كه در این نظام دنبال می‌شود. هدف اصلی نظام مدیریت مشاركتی، توسعه ارزش‌های انسانی كلیه كاركنان و استفاده از هوش، استعداد و خلاقیت آنها در راستای اهداف شركت است. با همفكری و همدلی بیشتر و استفاده از امكانات موجود می‌توان بهره‌وری و در نهایت برونداد هر سازمان را ارتقا داد. نظام مدیریت مشاركتی به لحاظ ایجاد فضای مناسب برای مشاركت فكری كاركنان در امور سازمان، سبب می‌شود كه بهره‌وری در تمام زمینه‌های مؤثر در فعالیت سازمان از جمله نیروی انسانی، ارتقا پیدا كند. از سوی دیگر بهره‌گیری از این نظام مدیریت صرفه‌جویی‌های كلان اقتصادی دربر دارد كه می‌تواند بخشی از آن صرف توسعه نیروی انسانی و گسترش مشاركت آن در مدیریت سازمان گردد.
زمينه های ارائه پيشنهاد
ارائه پیشنهاد توسط كاركنان می تواند در تمامی زمینه های مرتبط با فعالیتهای اختصاصی و عمومی معاونت در جهت بهسازی و اصلاح نظامها باشد .
در چارچوب نظام اداری نیز پیشنهادها باید مرتبط با برنامه های تحول اداری مطرح و ارائه گردد.
بهبود روش انجام كار
كاهش مراحل انجام كار، كاهش زمان انجام كار، افزايش سرعت انجام كار و ...
كاهش هزينه
كاهش ضايعات،كاهش هزينه های پرسنلی،كاهش هزينه های سربار،كاهش هزينه های ارتباطی و ...
افزايش توليد
افزايش توليد نفت خام و گاز
افزايش ايمنی
افزايش بهداشت محيط كار، كاهش خطر جانی، كاهش آسيب ديدگی جسمانی، كاهش خطر آسيب روانی
بهبود كيفيت زندگی
افزايش روحيه كاركنان، بهبود روابط بين كاركنان و مديران، بهبود ارتباطات، بهبود فرهنگ معاونت ، يادگيري و ...
ایده های بزرگ از محلی فرای باورهای شخصی نشأت میگیرند. باید به دوردستها بنگرید و افکار متفاوت را آزمایش کنید تا به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید.